依頼を断るメールをAIに頼むプロンプト

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いつもの悩み仕事・メール

頼まれた仕事を引き受けられないときに。感謝・お断り・代わりにできることの順で、関係を悪くしにくい断りのメールの下書きができます。

使い方の手順

1. 断る理由を、相手に伝えてよい範囲で1行にまとめる（社内事情の細かい所は書かなくてよい）。
2. 代わりにできること（時期をずらす、一部だけ手伝う、別の人を紹介するなど）を1つ考えてから空欄を埋める。
3. AIの下書きを読んで、あいまいすぎて「引き受けてもらえる」と誤解されないかを確かめる。必要なら「お断りをはっきりさせて」と頼む。
4. 代案の中身が本当に実行できるか、上司や関係者に確かめてから送る。

記入例

同じプロンプトでも、入れる内容で答えが変わります。近い例を選んで「この例を入れる」を押し、自分の事情に書きかえて使ってください。

取引先のA社のご担当者様から「今週中の提案資料の作成」の依頼を受けましたが、今週は別の案件の納品が重なっているのため引き受けられません。関係を悪くしないよう、感謝→お断り→代わりにできること（来週の水曜日以降なら対応できる）の順で、丁寧な断りのメールを書いてください。

〇〇協会の事務局様から「12月の勉強会での講演」の依頼を受けましたが、その日は以前からの予定が入っているのため引き受けられません。関係を悪くしないよう、感謝→お断り→代わりにできること（資料の提供や、別の担当者の紹介ならできる）の順で、丁寧な断りのメールを書いてください。

総務部の〇〇さんから「イベントの受付の手伝い」の依頼を受けましたが、当日は締め切りの作業があるのため引き受けられません。関係を悪くしないよう、感謝→お断り→代わりにできること（前日の準備なら1時間ほど手伝える）の順で、丁寧な断りのメールを書いてください。

気をつけること

• できない約束を代案に入れないでください。AIは前向きな代案を足しがちなので、書かれた内容を一つずつ確かめます。
• 相手の名前や依頼の詳しい中身など、外に出せない情報は伏せてから貼ってください。
• AIの答えには間違いが含まれることがあります。数字・固有名詞・事実は、使う前に自分で確かめてください。
• このページは入力した内容を送信・保存しません。ただし、コピーして貼ったAIのサービスには内容が送られます。氏名・連絡先・社外秘の情報は入れないか、伏せ字にしてください。

仕事・メールのほかのプロンプト

• お詫びメールの下書き
• 資料・プレゼンの構成
• Excelの関数・数式
• 文章の校正（誤字・言い回し）
• やさしい言葉への言い換え
• 敬語への直し

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