お詫びメールの下書きをAIに頼むプロンプト

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いつもの悩み仕事・メール

納期の遅れや連絡ミスなど、仕事で迷惑をかけたときに。事実・お詫び・対策の順に並んだ、言い訳に聞こえないお詫びメールの下書きと件名の案ができます。

使い方の手順

1. 起きたことを「いつ・何が・どのくらい」で1行にまとめ、原因と対策もそれぞれ1行ずつ書き出しておく。
2. 空欄を埋めてコピーし、AIに貼る。相手の名前は「取引先のA社」など伏せた形のままでよい。
3. できた下書きが長い・かたいと感じたら「200字にして」「もう少しやわらかく」と追加で頼む。
4. 送る前に、日付・数量・対策の中身が事実どおりかを自分で確かめ、相手の名前を正しく書き直す。

記入例

同じプロンプトでも、入れる内容で答えが変わります。近い例を選んで「この例を入れる」を押し、自分の事情に書きかえて使ってください。

あなたは丁寧なビジネス文書を書くアシスタントです。次の内容で、取引先のA社のご担当者様あてのお詫びのメールを書いてください。
・起きたこと：10月20日納品予定の部品が2日遅れた
・原因：社内で出荷日の確認がもれていた
・今後の対策：出荷前日に担当者2名で出荷予定を確認する
言い訳に聞こえないよう、事実→お詫び→対策の順に、300字程度でまとめてください。件名も3案ください。

あなたは丁寧なビジネス文書を書くアシスタントです。次の内容で、B社の経理ご担当者様あてのお詫びのメールを書いてください。
・起きたこと：11月分の請求書の金額を1万円多く記載して送った
・原因：単価の入力を手作業で行い、見直しをしていなかった
・今後の対策：請求書は送る前に別の担当者が金額を照合する
言い訳に聞こえないよう、事実→お詫び→対策の順に、300字程度でまとめてください。件名も3案ください。

あなたは丁寧なビジネス文書を書くアシスタントです。次の内容で、営業部の〇〇さんあてのお詫びのメールを書いてください。
・起きたこと：明日の会議の資料を約束の時間までに送らなかった
・原因：予定表に送る時刻を入れていなかった
・今後の対策：資料の送付は予定表に通知を設定して行う
言い訳に聞こえないよう、事実→お詫び→対策の順に、300字程度でまとめてください。件名も3案ください。

気をつけること

• 相手の氏名・会社名・取引の金額など、外に出せない情報はAIに貼る前に伏せ字にしてください。
• まだ決まっていない対策や補償を、AIの下書きのまま約束しないでください。対応の範囲は上司や担当部署と決めてから送ります。
• AIの答えには間違いが含まれることがあります。数字・固有名詞・事実は、使う前に自分で確かめてください。
• このページは入力した内容を送信・保存しません。ただし、コピーして貼ったAIのサービスには内容が送られます。氏名・連絡先・社外秘の情報は入れないか、伏せ字にしてください。

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